PMO

PMO / Projektmanagement

Projektauswahl

Ein spezielles Projekt erfordert erhöhten Personalbedarf, z.B.


  • Interne Umstrukturierungen sind geplant, z.B. die Auslagerung eines Firmenbereichs.
  • Die Einführung einer neuen Software oder die Migration auf eine neue Plattform steht bevor.
  • Ein neues Unternehmen soll gegründet werden.
  • Sie möchten Ihr Unternehmen digital auf Vordermann bringen.
  • Zeitvorgaben des Kunden bei Produktentwicklungen sind einzuhalten.
  • Neue gesetzliche Anforderungen sind im System umzusetzen.
  • Ihre Belegschaft soll an einen anderen Standort umziehen.


Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung meiner bereits abgeschlossenen Projekte im Bereich PMO / Projektmanagement in chronologischer Reihenfolge.


Eine Kurzbeschreibung all meiner Projekte finden Sie auf der Seite  Meilensteine .

Integration der im Unternehmen eingesetzten Software-Applikationen auf die neue SAP S/4HANA Plattform - 6 Teilprojekte

Branche: Telekommunikation 
Geschäftsbereich: Finanzen
Zeitraum: 2022

Genutzte Software: Jira / Confluence, Microsoft (u.a. Excel, Powerpoint, Sharepoint, Teams)
Projektsprachen: Englisch (vorwiegend, internationales Team), Deutsch

Unterstützung im PMO (Lead)


Projektdokumentation in Confluence (Setup, Struktur)


  • Governance
  • Organigramm
  • Way of Working
  • Übersicht Applikationen / Gaps / Teilprojekte


Projektmanagement in Jira (Setup, Struktur)


  • Anlage EPIC, STORY, TASK, SUB-TASK
  • Filters OPEN - IN PROGRESS - IN REVIEW -CLOSED - HO HOLD - RISK - ISSUES
  • Status Tracking
  • Sprint Reviews


Unterstützung Sub-Teams in administrativen / organisatorischen Angelegenheiten


Outlook (PMO Mailbox + Kalender)


Teams (Videokonferenzen, Chats/Gruppen, Whiteboards)


Sharepoint (projektübergreifende Dokumentation)


Protokolle (Regelmeetings, Management-Meetings etc.)


Meetings – Vor- und Nachbereitung, teilweise Moderation


  • Integrationsteam
  • Risk - Issue - Status
  • Status Report wöchentlich
  • Sprint Review
  • Retrospektive
  • 1:1 PMO / Sub-Teams / Projektleitung
  • Stakeholders

Unterstützung in einem Carve-out Projekt / Teilprojekt IT
Auslagerung eines Unternehmensbereichs / 10 Teilprojekte

Branche: Automobilbranche + andere Industriezweige
Geschäftsbereich: Produkte und Lösungen im Energie- und Datenmanagement
Zeitraum: 2022

Genutzte Software: Google (Gmail, Googlemeet, Chat, Sheets, Drive, Groups), Asana, MS Office, Jabber, Teams, Webex)
Projektsprachen: Englisch, Deutsch
Unterstützung des Interim Managements / CIO in administrativen und organisatorischen Dingen - Auszug
Migration der internationalen Standorte auf neue Domain / Umstellung auf neuen Provider
  • Erstellung von Dokumenten in Abstimmung mit Onsite IT zur Unterstützung der Mitarbeiter vor Ort
  • Sammeln von Feedback aus migrierten Standorten - Lessons Learned

Software (Lizenzen, Service-Verträge) 
  • Unterstützung bei der Übertragung der Lizenzen und Verträge vom bisherigen auf das neue Unternehmen (Feststellung des künftigen Bedarfs / FMO, Firmenumschreibung, Neubeauftragung, Kündigung)
  • Tracking des aktuellen Status + Update in Excel, Bericht an Teilprojektleitung

Prozesse
  • Analyse der bestehenden Prozesse
  • Darstellung des möglichen künftigen Prozesses in Powerpoint (Zeitraum während und nach der Transformation)
  • Abstimmung mit IT und Fachbereich
  • Unterstützung bei der Umsetzung

Gruppenmailboxes - Übertragung der bestehenden auf das neue Unternehmen
  • Feststellung aktueller Status in Excel: Name der Mailbox, Art der Nutzung (Funktion / Resource / Shared Account), Beschreibung, Berechtigungen/Rollen
  • Analyse der Gegebenheiten in Outlook im Vergleich zu künftig genutztem Tool Google, Feststellung der Anforderungen
  • Unterstützung bei der Umsetzung

Sonstiges
  • Organisation + Teilnahme an Abstimmungsmeetings
  • Einholen von relevanten Informationen
  • Protokollführung
  • Dokumentation der Aufgaben in Asana (Projektmanagement Tool)
  • etc.

Unterstützung in einem Digitalisierungsprojekt

Branche: Bankwesen
Geschäftsbereich: Privatkunden / Digitaler Arbeitsplatz / Call-Center
Zeitraum: 2021

Genutzte Software: MS Office, MS Sharepoint
Unternehmenssprachen: Deutsch, Englisch

Tätigkeiten in Zusammenhang mit vorangegangenem Projekt


  • Ansprechpartnerin für projektspezifische Informationen
  • Abstimmungen mit künftigen Projektbeteiligten
  • Recherche bzgl. Umsetzung weiterer digitaler Kanäle
  • Erstellung von Folien / Präsentationen in Powerpoint


Außerdem:


  • Erstellung von Testfällen für User Acceptance Test (UAT) in Excel auf der Basis von Daten in Jira
  • Upload der Testfälle auf digitale Datenbank (Sharepoint) zur weiteren Bearbeitung
  • Erstellung eines Handbuchs zur Erstellung von Testfällen sowie entsprechende Schulungen


Unterstützung in einem Digitalisierungsprojekt - 5 Teilprojekte

Branche: Bankwesen
Geschäftsbereich: Privatkunden / Digitaler Arbeitsplatz / Call-Center
Zeitraum: 2019/2020/2021

Genutzte Software: MS Office, MS Sharepoint, Clarity
Unternehmenssprachen: Deutsch, Englisch
  • Status Tracking
  • Reporting
  • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen in Powerpoint für Projektleitung / Management
  • Planung, Organisation, Moderation von Meetings mit Stakeholders
  • Unterstützung in den Teilprojekten
  • Protokollführung
  • Statistiken in Excel (Pivot, Diagramme)
  • Registratur digital (Sharepoint)

Unterstützung in einem strategischen Projekt, Bereich Human Resources - 4 Teilprojekte

Branche: Finanz- und Versicherungsdienstleistungen
Geschäftsbereich: HR - Reward & Performance
Zeitraum: 2018

Genutzte Software: MS Office
Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch
    • Unterstützung in 2 Teilprojekten
    • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen in Powerpoint
    • Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen
    • Status Tracking
    • Protokollführung
    • Planung und Organisation von globalen Workshops / Projektmeetings
    • Organisation der digitalen Registratur
    Branche: Unternehmensberatung, Zentrale in USA
    Geschäftsbereich: Beratung, Recruiting, Assessments
    Zeitraum: 2018

    Genutzte Software: MS Office, Beacon, Hummingbird
    Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch

     

    Vorbereitung eines Pitch beim Kunden 


    • Erstellung eines Engagement Letters (Angebot) in Word auf der Basis von Textbausteinen
    • Zusammenstellung von benötigten Unterlagen, z.B. Firmenpräsentation, Biographie Consultants

     

    Organisation von Meetings über Videokonferenz, WEBEX, SKYPE, FACETIME oder persönlich


    • Consultant – Kunde (Kontaktanbahnung – Business Development)
    • Consultant, Researcher – Interviews mit potentiellen Kandidaten
    • Kunde – Interview mit potentiellen Kandidaten


    Anlage von Projekten entsprechend aktuellem Status im System (Beacon)


    • Potential New Business (inkl. Basisdaten wie z.B. Ansprechpartner beim Kunden, vakante Position, potentielle Kandidaten)
    • Assignment – Kunde hat Angebot akzeptiert - laufendes Projekt 
    • Anlage von Personen (potentielle Kandidaten oder Kontaktpersonen) sowie Unternehmen (potentielle Kunden oder Kontakte) im System


    Upload der zum Recruiting-Prozess gehörenden Dokumente / Informationen ins System (Hummingbird Dokumentenmanagement) 


    • Engagement Letter – Angebot an Kunden
    • Akzept des Kunden
    • Lebenslauf der Kandidaten – ursprüngliches Format sowie im Format des Unternehmens (Corporate Identity)
    • wichtiger Schriftwechsel, z.B. Feedback des Kunden zum Kandidaten, Protokolle zu Kundeninterviews


    Administration allgemein


    • Kalender und Travel Management
    • Interne und externe Korrespondenz in Englisch, Französisch und Deutsch
    • Kommunikation mit internationalen Standorten zur Abstimmung zu laufenden Projekten

    Unterstützung bei der Freigabe von Meilensteinen für Projekte in Asien

    Branche: Automobilindustrie
    Geschäftsbereich: Entwicklung Getriebesysteme und -anwendungen
    Zeitraum: 2017/2018

    Genutzte Software: MS Office, Planisware, Windchill, Intranet, SAP
    Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch
    • Organisation der Statusvorstellung bzw. Freigabe von Meilensteinen von Projekten in Asien
    • Project Tracking im System
    • Aktualisierung des Bereichs „Risk Management“ in Abstimmung mit PMO und Projektleiung
    • Aktualisierung der Instruktionen zur „Produktentwicklung“ auf Deutsch und Englisch zum Upload auf neue Intranet-Plattform
    • Aktualisierung der Dokumente zur Erfüllung der aktuellen Qualitäts-Standards IATF 16949 (International Automotive Task Force - (früher ISO 9000)
    • Überarbeitung des Pflichtenheftanforderungsdokuments sowie Neustrukturierung der entsprechenden Datenbank
    • Überarbeitung verschiedener Powerpoint-Präsentationen auf Englisch

    Unterstützung in einem Umzugs-Projekt - Standortwechsel für 450 Mitarbeiter (7 Teilprojekte)

    Branche: Bankenumfeld
    Geschäftsbereich: Informationstechnologie
    Zeitraum: 2017

    Genutzte Software: MS Office (Excel-Listen, Pivot-Tabellen)
    Unternehmenssprachen: Deutsch
    • Unterstützung der Teil-/Projektleiter
    • Aktualisierung und Bereinigung des sehr umfangreichen Umzugsantrags in Excel entsprechend der Rückmeldungen der einzelnen Organisationseinheiten zu den einzelnen Mitarbeitern
    • Vorarbeit für Spedition
    • Mitwirkung bei der Erstellung eines Umzugshandbuchs
    • Mitwirkung bei Erstellung der On-Boarding-Broschüre
    • Enge Abstimmung/Kommunikation mit den am Umzug beteiligten Parteien
      • Spedition
      • IT-Dienstleister
      • Telefonie
      • Umzugskoordinatoren usw.
    • Mitwirkung bei der Umzugs-Hotline / Leitstand

    Unterstützung im Change Management - 4 Teilprojekte

    Branche: Konsumgüterindustrie
    Geschäftsbereich: Management, Marketing, Finanzen, Export
    Zeitraum: 2016/2017

    Genutzte Software: MS Office (Powerpoint, Excel, Diagramme)
    Unternehmenssprachen: Englisch, Französisch, Deutsch
      • Unterstützung des jeweiligen Projektleiters in administrativen und organisatorischen Dingen
      • Project Tracking
        • Organisation von Status-Meetings mit Projektbeteiligten
        • Erstellung von Statusberichten
      • Erstellung von projektspezifischen Dateien, z.B.
        • Roadmap für Produkte in Planung
        • Erstellung und Aktualisierung einer Liste über laufende Projekte im Change Management
        • Check-List für den Start der Zusammenarbeit mit internationalen Vertriebspartnern
      • Erstellung eines Handbuchs für den Vertrieb
      • Registratur
        • Optimierung der digitalen Registratur
        • Dokumentenverwaltung

      Unterstützung in einem Digitalisierungsprojekt - 7 Teilprojekte

      Branche: Finanz- und Versicherungsdienstleistungen
      Geschäftsbereich: IT - Unternehmensarchitektur
      Zeitraum: 2016

      Genutzte Software: MS Office, SAP
      Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch
      • Unterstützung des jeweiligen Projektleiters in administrativen und organisatorischen Dingen
      • Controlling
        • Rechnungskontrolle
        • Verwaltung des Projekt-Budgets
        • Cost Tracking
      • On-/Off-Boarding von externen Dienstleistern
      • Project Tracking
      • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen in Powerpoint
      • Erstellung und Aktualisierung von Excel-Listen (Statistiken, Statusberichte)
      • Planung und Organisation von globalen Workshops / Meetings
      • Travel Management
        • Reiseplanung
        • Reisekostenabrechnung
      • Registratur
        • Optimierung der digitalen Registratur
        • Dokumentenverwaltung

      Unterstützung bei Entwicklungsprojekten und im Change Management

      Branche: Halbleiterindustrie
      Geschäftsbereich: Entwicklung für Automobilindustrie
      Zeitraum: 2014/2015

      Genutzte Software: MS Office, Febes, Deal, Cerberus, Nostas
      Unternehmensprachen: Englisch, Deutsch
      • Product Support für mehrere internationale Projektteams
      • logistische Mitarbeit bei der Produktentwicklung
      • Anlage von Produkten und Prozessen im System
      • Koordination / Überwachung der Prozesse zwischen den Standorten in Europa und Asien
      • Kapazitätsplanung
      • Erstellung und Aktualisierung von Statusreports
      • Aktualisierung und Bereinigung von Datenbanken

      Unterstützung in Organisation / Administration / Marketing

      Branche: Pharma-Branche
      Geschäftsbereich: Geschäftsleitung - Markteinführung eines neuen Produkts
      Zeitraum: 2012/2013

      Genutzte Software: MS Office, Concur
      Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch
      • Unterstützung des jeweiligen Projektleiters
      • Alleinige Verantwortung für Administration / Organisation am Projektstandort
      • Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten in Powerpoint und Excel
      • Planung und Organisation von internationalen Meetings
        • Management-Meetings
        • Events
        • Konferenzen
        • Workshops
      • Travel Management
        • Reiseplanung
        • Reisekostenabrechnung
      • Kalender- und Terminmanagement
      • Controlling
        • Rechnungskontrolle
      • Recherche intern und extern
      • Organisation der digitalen Registratur
        • Optimierung der Datenbank
        • Dokumentenverwaltung

      Unterstützung in Organisation / Administration / Marketing

      Branche: Private Equity
      Geschäftsbereich: Geschäftsleitung, Management-Ebene
      Zeitraum: 2012/2013

      Genutzte Software: MS Office
      Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch
      • Unterstützung des jeweiligen Projektleiters
      • Verantwortung für Administration / Organisation am Projektstandort
      • Planung und Organisation von internationalen Meetings
      • Travel Management
        • Reiseplanung
        • Reisekostenabrechnung
      • Kalender- und Terminmanagement
      • Recherche intern und extern
      • Mailings
      • Facility Management
      • Organisation der digitalen Registratur
        • Optimierung der Datenbank
        • Dokumentenverwaltung

      Unterstützung in Organisation / Administration

      Branche: Automobil-Branche, Zulieferer
      Geschäftsbereich: Geschäftsleitungsebene
      Zeitraum: 2012/2013

      Genutzte Software: MS Office, SAP
      Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch
      • Unterstützung des jeweiligen Projektleiters
      • Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten in Powerpoint und Excel
      • Planung und Organisation von internationalen Meetings
        • Management-Meetings
        • Events
      • Travel Management
        • Reiseplanung
        • Reisekostenabrechnung
      • Kalender- und Terminmanagement
      • Controlling
        • Rechnungskontrolle
      • Recherche intern und extern
      • Organisation der digitalen Registratur
        • Optimierung der Datenbank
        • Dokumentenverwaltung

      Unterstützung in Organisation / Administration

      Branche: Finanz- und Versicherungsdienstleistungen
      Geschäftsbereiche: Human Resources, Finanzen, Versicherungen, Organizational Management
      Zeitraum: 2012 + 2013 + 2016 + 2017 + 2018

      Genutzte Software: MS Office, SAP
      Unternehmenssprachen: Englisch, Französisch, Deutsch
      • Unterstützung des jeweiligen Projektleiters
      • Alleinige Verantwortung für Administration / Organisation am Projektstandort
      • Planung und Organisation von internationalen Meetings
        • Management-Meetings
        • Events
        • Workshops
      • Travel Management
        • Reiseplanung
        • Reisekostenabrechnung
      • Kalender- und Terminmanagement
      • Controlling
        • Rechnungskontrolle
        • Bestellungen
      • Recherche intern und extern
      • Organisation der digitalen Registratur
        • Optimierung der Datenbank
        • Dokumentenverwaltung

      Unterstützung in Organisation / Administration

      Branche: IT - Vertrieb von Software
      Geschäftsbereich: Vertrieb
      Zeitraum: 2011

      Genutzte Software: MS Office, Sharepoint
      Unternehmenssprachen: Englisch, Deutsch
      • Unterstützung mehrerer Projektleiter im Vertrieb
      • Alleinige Verantwortung für Administration / Organisation
      • Planung und Organisation von internationalen Meetings
        • Management Meetings
        • Events
        • Workshops
        • Schulungen
      • Beschaffung von Dokumenten bei öffentlichen Ausschreibungen
      • Organisation der digitalen Registratur
        • Optimierung der Datenbank
        • Dokumentenverwaltung
        • Aktualisierung der Daten auf dem Sharepoint
      Share by: